Contractspartijen

1. De “Verwerkingsverantwoordelijke”;

en

2. Searchflow B.V, gevestigd aan Twentepoort Oost 55B, 7609 RG te Almelo, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 71034277 en rechtsgeldig vertegenwoordigd door Roderick Bryde (hierna: “Verwerker”);

hierna gezamenlijk te noemen de “Partijen” en afzonderlijk “Partij”,

in aanmerking nemende dat

• Verwerkingsverantwoordelijke de beschikking heeft over persoonsgegevens;
• Verwerker in het kader van haar dienstverlening persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke;
• Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker ten behoeve van het voorgaande een Overeenkomst hebben gesloten inzake één of meerdere diensten met betrekking tot online marketing activiteiten en toegang content management systemen websites.
• Verwerkingsverantwoordelijke de doeleinden en middelen aanwijst voor de verwerking, waarvoor de hierin genoemde voorwaarden gelden;
• Verwerker tevens bereid is verplichtingen omtrent beveiliging en andere aspecten van de Wet bescherming persoonsgegevens (hierna: “Wbp”), dan wel de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”) na te komen;
• met persoonsgegevens gegevens in de zin van artikel 1 sub a van de Wbp, dan wel artikel 4 lid 1 van de AVG bedoeld worden;
• Verwerkingsverantwoordelijke aangemerkt kan worden als verantwoordelijke in de zin van artikel 1 sub d van de Wbp, dan wel als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 lid 7 van de AVG;
• Verwerker aangemerkt kan worden als Verwerker in de zin van artikel 1 sub e van de Wbp, dan wel als verwerker in de zin van artikel 4 lid 8 van de AVG;
• Partijen, mede gelet op het vereiste uit artikel 14 lid 5 van de Wbp en artikel 28 lid 1 van de AVG, hun rechten en plichten schriftelijk wensen vast te leggen middels deze Verwerkersovereenkomst (hierna: “Verwerkersovereenkomst”);
• waar gerefereerd wordt aan (bepalingen uit) de Wbp, per 25 mei 2018 (de corresponderende bepalingen uit) de AVG worden bedoeld.

zijn als volgt overeengekomen:

Artikel 1. Doeleinden van verwerking

1.1         Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden voor de doeleinden genoemd in de Overeenkomst, en die doeleinden die met nadere instemming worden bepaald.

1.2         De soorten persoonsgegevens die door Verwerker in het kader van de Overeenkomst (zullen) worden verwerkt, zijn opgenomen in Bijlage 1, evenals de categorieën betrokkenen. Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld. Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst zijn genoemd.

1.3          De in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke te verwerken persoonsgegevens blijven eigendom van Verwerkingsverantwoordelijke en/of de betreffende betrokkenen.

1.4         Vanaf het moment dat de AVG op 25 mei 2018 van toepassing wordt, staat Verwerkingsverantwoordelijke ervoor in dat zij een register zal bijhouden van de onder deze Verwerkersovereenkomst geregelde verwerkingen.

Artikel 2. Verplichtingen Verwerker

2.1         Verwerker zal zorgdragen voor het naleven van de voorwaarden die wettelijk aan haar worden gesteld bij het verwerken van persoonsgegevens voor Verwerkingsverantwoordelijke.

2.2         Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, op diens eerste verzoek daartoe, informeren over de door haar genomen maatregelen aangaande haar verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst en relevante privacywet- en regelgeving. Deze staan beschreven in bijlage 3.

2.3         De verplichtingen van Verwerker die uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Verwerker, waaronder begrepen maar niet beperkt tot werknemers, in de ruimste zin van het woord.

2.4         Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke de noodzakelijke medewerking verlenen wanneer er in het kader van de verwerking een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, of een voorafgaande raadpleging van de toezichthouder, noodzakelijk mocht zijn. Verwerker kan hiervoor redelijke kosten in rekening brengen bij Verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 3. Doorgifte van persoonsgegevens

3.1         Verwerker mag de persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europese Unie. Verwerker mag daarnaast persoonsgegevens verwerken in landen buiten de Europese Unie, mits aan de wettelijke voorwaarden daarvoor voldaan is. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke op verzoek melden om welke landen het gaat.

Artikel 4. Verdeling van verantwoordelijkheid

4.1         De toegestane verwerkingen worden uitgevoerd binnen een (semi-)geautomatiseerde omgeving onder controle van Verwerker.

4.2         Verwerker is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens onder deze Verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke en onder de uitdrukkelijke (eind-)verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen, maar niet beperkt tot, de verzameling van de persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden, is Verwerker uitdrukkelijk niet verantwoordelijk.

4.3         Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze Verwerkersovereenkomst, niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van derden.

Artikel 5. Inschakelen van derden of onderaannemers

5.1         Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker hierbij toestemming om bij de verwerking van persoonsgegevens op grond van deze Verwerkersovereenkomst, gebruik te maken van onderaannemers (sub-verwerkers), te vinden in Bijlage 2, met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving.

5.2         Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke zo spoedig mogelijk informeren over de door haar in te schakelen derden. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om tegen enige door Verwerker in te schakelen sub-verwerker, schriftelijk en gemotiveerd binnen twee weken bezwaar te maken. Wanneer Verwerkingsverantwoordelijke bezwaar maakt tegen een door Verwerker in te schakelen sub-verwerker, zullen Partijen onderling in overleg treden om tot een oplossing te komen.

5.3         Verwerker zorgt er in ieder geval voor dat deze sub-verwerkers schriftelijk dezelfde plichten op zich nemen als tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker zijn overeengekomen. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht de mogelijk hierbij betrokken overeenkomsten in te zien. Verwerker staat in voor een correcte naleving van deze plichten door deze sub-verwerkers en is bij fouten van deze sub-verwerkers zelf jegens Verwerkingsverantwoordelijke aansprakelijk voor alle schade alsof zij zelf de fout(en) heeft begaan.

Artikel 6. Meldplicht

6.1         In het geval van ontdekking van een datalek (een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens) die leidt tot een aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen, dan wel ernstige nadelige gevolgen heeft, voor de bescherming van persoonsgegevens. Vanaf 25 mei 2018 wordt onder een datalek verstaan: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens; tenzij het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk in verband met persoonsgegevens een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen) zal Verwerker zich inspannen om de Verwerkingsverantwoordelijke daarover onverwijld na ontdekking ervan te informeren, naar aanleiding waarvan Verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt of zij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkene(n) zal informeren of niet. De meldplicht van de Verwerker geldt enkel indien een lek daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.

6.2         De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest, alsmede, voor zover bekend bij Verwerker:

• wat de (vermeende) oorzaak is van het lek;
• wat het (vooralsnog bekende en/of te verwachten) gevolg is;
• wat de (voorgestelde) oplossing is;
• contactgegevens voor de opvolging van de melding;
• het aantal personen waarvan gegevens zijn gelekt (indien geen exact aantal bekend is: het minimale en maximale aantal personen waarvan gegevens zijn gelekt);
• een omschrijving van de groep personen van wie gegevens zijn gelekt;
• het soort of de soorten persoonsgegevens die gelekt zijn;
• de datum waarop het lek heeft plaatsgevonden (indien geen exacte datum bekend is: de periode waarbinnen het lek heeft plaatsgevonden);
• de datum en het tijdstip waarop het lek bekend is geworden bij Verwerker of bij een door hem ingeschakelde derde / onderaannemer;
• of de gegevens versleuteld, gehasht of op een andere manier onbegrijpelijk of ontoegankelijk zijn gemaakt voor onbevoegden;
• wat de voorgenomen en/of reeds ondernomen maatregelen zijn om het lek te dichten en om de gevolgen van het lek te beperken.

6.3         Verwerkingsverantwoordelijke zal zorgdragen voor het voldoen aan eventuele (wettelijke) meldplichten. Indien relevante wet- en/of regelgeving dit vereist, zal Verwerker meewerken aan het informeren van de ter zake relevante autoriteiten en/of betrokkenen.

Artikel 7. Beveiliging

7.1         Verwerker zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens). Verwerker heeft hiertoe de in Bijlage 3 benoemde beveiligingsmaatregelen genomen.

7.2          Ondanks dat Verwerker conform het eerste lid van dit artikel passende beveiligingsmaatregelingen dient te treffen, kan Verwerker er niet voor instaan dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. Verwerker zal bij een dreiging van of daadwerkelijk doorbreken van deze beveiligingsmaatregelen er echter redelijkerwijs alles aan doen om verlies van persoonsgegevens zo veel mogelijk te beperken.

7.3         Verwerkingsverantwoordelijke stelt enkel persoonsgegevens aan Verwerker ter beschikking voor verwerking, indien zij zich ervan heeft verzekerd dat passende beveiligingsmaatregelen zijn getroffen.

Artikel 8. Afhandeling verzoeken van betrokkenen

8.1         In het geval dat een betrokkene een van zijn wettelijke rechten met betrekking tot zijn persoonsgegevens wenst uit te oefenen en een verzoek hiertoe richt aan Verwerker, zal Verwerker dit verzoek doorzenden aan Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerkingsverantwoordelijke zal vervolgens zorgdragen voor de afhandeling van het verzoek. Verwerker mag de betrokkene daarvan op de hoogte stellen.

8.2         In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van een van zijn wettelijke rechten met betrekking tot persoonsgegevens indient, zal Verwerker, indien Verwerkingsverantwoordelijke dit verlangt, technische ondersteuning bij het uitvoeren van het verzoek verlenen, voor zover mogelijk en voor zover dit redelijk is. Verwerker mag hiervoor redelijke kosten bij Verwerkingsverantwoordelijke in rekening brengen.

Artikel 9. Geheimhouding en vertrouwelijkheid

9.1         Op alle persoonsgegevens die Verwerker van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden.

9.2         Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken. Indien Verwerker wettelijk verplicht is informatie aan een derde te verstrekken, zal Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke hier onverwijld over informeren, voor zover dat wettelijk is toegestaan.

Artikel 10. Audit

10.1       Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om audits uit te laten voeren door een onafhankelijke deskundige derde die aan geheimhouding is gebonden, ter controle van de naleving van deze Verwerkersovereenkomst.

10.2       Deze audit vindt ten hoogste eenmaal per jaar plaats. De door Verwerkingsverantwoordelijke geïnitieerde audit vindt twee weken na voorafgaande aankondiging door Verwerkingsverantwoordelijke plaats.

10.3       Verwerker zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, en medewerkers binnen een redelijke termijn ter beschikking stellen, waarbij een termijn van maximaal twee weken redelijk is.

10.4       De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Partijen in onderling overleg worden beoordeeld en, naar aanleiding daarvan, al dan niet worden doorgevoerd door één van de Partijen of door beide Partijen gezamenlijk.

10.5       De kosten van de audit worden door Verwerkingsverantwoordelijke gedragen.

Artikel 11. Aansprakelijkheid

11.1       De aansprakelijkheid van Verwerker voor schade als gevolg van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Verwerkersovereenkomst is per gebeurtenis (een reeks opeenvolgende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis) beperkt tot de vergoeding van directe schade, tot maximaal het bedrag van de door Verwerker ontvangen vergoedingen voor de werkzaamheden onder deze Verwerkersovereenkomst over de maand voorafgaande aan de schadeveroorzakende gebeurtenis.

11.2       Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan alle schade bestaande uit:

• schade direct toegebracht aan stoffelijke zaken (“zaakschade”);
• redelijke en aantoonbare kosten om de Verwerker ertoe te manen de Verwerkersovereenkomst (weer) deugdelijk na te komen;
• redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade voor zover betrekking hebbende op de directe schade zoals hier bedoeld is; en
• redelijke en aantoonbare kosten die Verwerkingsverantwoordelijke heeft gemaakt ter voorkoming of beperking van de directe schade zoals in dit artikel bedoeld.

11.3       De aansprakelijkheid van Verwerker voor indirecte schade is uitgesloten. Onder indirecte schade wordt verstaan alle schade die geen directe schade is en daarmee in ieder geval, maar niet beperkt tot, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade door het niet bepalen van marketingdoeleinden, schade verband houdende met het gebruik van door Verwerkingsverantwoordelijke voorgeschreven gegevens of databestanden, of verlies, verminking of vernietiging van gegevens of databestanden.

11.4       De in dit artikel bedoelde uitsluitingen en beperkingen komen te vervallen indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Verwerker of haar bedrijfsleiding.

11.5       Tenzij nakoming door Verwerker blijvend onmogelijk is, ontstaat de aansprakelijkheid van Verwerker wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst slechts indien Verwerkingsverantwoordelijke de Verwerker onverwijld schriftelijk in gebreke stelt, waarbij een redelijke termijn voor de zuivering van de tekortkoming wordt gesteld, en Verwerker ook na die termijn toerekenbaar blijft tekortschieten in de nakoming van haar verplichtingen. De ingebrekestelling dient een zo volledig en gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, opdat Verwerker in de gelegenheid wordt gesteld adequaat te reageren.

11.6       Iedere vordering tot schadevergoeding door Verwerkingsverantwoordelijke tegen Verwerker die niet gespecificeerd en expliciet is gemeld, vervalt door het enkele verloop van twaalf (12) maanden na het ontstaan van de vordering.

Artikel 12. Duur en beëindiging

12.1       Deze Verwerkersovereenkomst komt tot stand door ondertekening van Partijen en op de datum van de laatste ondertekening.

12.2       Deze Verwerkersovereenkomst is aangegaan voor dezelfde duur als de Overeenkomst.

12.3       Deze Verwerkersovereenkomst mag worden gewijzigd op dezelfde wijze als de Overeenkomst.

12.4       Na beëindiging van de Verwerkersovereenkomst zal Verwerker alle persoonsgegevens die bij haar aanwezig zijn retourneren en/of vernietigen, tenzij Partijen anders overeenkomen.

12.5       Indien één of meer bepalingen van de Verwerkersovereenkomst niet rechtsgeldig blijken te zijn, zal de Verwerkersovereenkomst voor het overige van kracht blijven. Partijen overleggen alsdan over de bepalingen die niet rechtsgeldig zijn, teneinde een vervangende regeling te treffen die wel rechtsgeldig is en zo veel mogelijk aansluit bij de strekking van de te vervangen regeling.

12.6       Partijen zullen elkaar volledige medewerking verlenen teneinde deze Verwerkersovereenkomst aan te passen en geschikt te maken voor eventuele nieuwe of gewijzigde privacywetgeving.

Artikel 13. Toepasselijk recht en geschillenbeslechting

13.1       De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht.

13.2       Alle geschillen welke tussen Partijen mochten ontstaan in verband met de Verwerkersovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter die ook bevoegd is te oordelen bij geschillen ten aanzien van de Overeenkomst.

13.3       In geval van strijdigheid tussen de Verwerkersovereenkomst en de Overeenkomst en/of toepasselijke algemene voorwaarden, prevaleert de Verwerkersovereenkomst.

Bijlage 1: Overzicht met verwerkingen en verwerkingsdoelen

De volgende soorten persoonsgegevens zullen door Verwerker in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt worden:

• Geslacht
• Voor- en achternaam
• E-mailadressen
• Telefoonnummers
• NAW-gegevens
• Browsegegevens
• IP-adressen
• Betaalgegevens
• Geboortedatum
• Consumptiegewoonten
• Data verkregen uit sociale profielen
• Fysieke gegevens
• Gegevens met betrekking tot transacties/donaties/aankoopgeschiedenis/betalingen.
• Interacties (bijvoorbeeld open- en klikgedrag)
• Leefgewoonten
• Locatiegegevens
• Opleiding en vorming
• Persoonlijke kenmerken
• Samenstelling van het gezin
• Vrijetijdsbesteding en interesses
• Woningkenmerken

Bijlage 2: Subverwerkers en/of categorieën van subverwerkers

Verwerker kan, afhankelijk van de te leveren diensten, bij de Verwerking gebruik maken van de volgende (categorieën) subverwerkers:

Het betreft de volgende categorieën betrokkenen:

• Klanten
• Websitebezoekers

Het betreft de volgende verwerkingsdoelen:

• Website management
• Online marketing diensten

Email gerelateerde software

• Mailchimp
• Roundcube webmail
• Outlook exchange

CRM / project- en leadmanagement software

• Asana
• Simplicate
• Leadinfo

Cloudopslag software

• Dropbox
• Onedrive
• Google Drive
• Google Docs (Google Gsuite)

Website/webshop/backup hosting

• IT & Care
• Neostrada
• Shockmedia
• Vimexx

Financiële diensten

• Een Goed Adres
• Twinfield

Marketing en tracking gerelateerde software

• Google Analytics
• Google Ads
• Google Search Console
• Google Trends
• Google Tag Manager
• Google Optimize
• Ahrefs
• Hotjar
• MOZ
• Ubersuggest
• SEranking
• Ranktracker
• Felloo
• Feedback company reviewtools
• Kiyoh reviewtools
• Klantenvertellen reviewtools

Een toelichting op deze categorieën, inclusief de bijbehorende specifieke subverwerkers, is door Verwerkingsverantwoordelijke te allen tijde op te vragen bij Verwerker.

Bijlage 3: Beveiligingsmaatregelen

Verwerker heeft de volgende beveiligingsmaatregelen genomen:

• Alle wachtwoorden worden uniek gegenereerd door het systeem waardoor het gebruik van zwakke wachtwoorden uitgesloten wordt.
• Indien er een back-up gemaakt wordt, moet deze op een beveiligde harde schijf worden opgeslagen.
• Het netwerk dient beschermt te zijn tegen risico’s van buitenaf d.m.v. een firewall en virusprotectie.
• Gegevens die in clouddiensten worden opgeslagen moeten goed beveiligd worden met een sterk wachtwoord.
• Gegevens van onze klanten en websitebezoekers mogen niet op een privé laptop worden opgeslagen.
• Laptops, telefoons, externe harde schijven, USB-sticks en overige datadragers waarop persoonsgegevens van onze klanten of websitebezoekers kunnen staan, mogen niet in de auto worden achtergelaten.
• Geprinte documenten waarop persoonsgegevens van onze klanten of websitebezoekers staan, moeten worden vernietigd in een papierversnipperaar.
• Alle toegang tot persoonsgegevens worden beperkt tot personen met deze bevoegdheid.