Verwerkersovereenkomsten afsluiten

Tekenen verwerkersovereenkomst
12apr '18

Verwerkersovereenkomsten afsluiten

Verwerkersovereenkomst tekenen tbv GDPR / AVG

Je vraagt je misschien wel af, hoe zit dat nou precies én met wie moet ik toch verwerkersovereenkomsten afsluiten? In dit artikel leg ik je uit wat het is, waarom je het moet afsluiten en met wie. Onderaan dit artikel vind je handige links naar verwerkersovereenkomsten van enkele grote organisaties.

Zoals je weet gaat volgende maand de GDPR in. Deze nieuwe regels gaat de persoonsgegevens van consumenten beter beschermen. Dat is natuurlijk heel fijn, want niemand zit te wachten op aanbiedingen van organisaties die een hele database met e-mailadressen hebben gekocht. Het brengt echter wel de nodige aanpassingen met zich mee, voor iedere organisatie, website en alle online marketing activiteiten.

Om volledig AVG-compliant te worden, zoals dat zo mooi heet, moet er het nodige gebeuren. Eerder schreven we al over wat het concreet betekent voor websites, maar ook organisatorisch zijn er veel voorbereidingen nodig. Het afsluiten van verwerkersovereenkomsten is daar een onderdeel van.

Verantwoordingsplicht

Onder de GDPR is er een verantwoordingsplicht. Kort gezegd betekent dit dat je moet verantwoorden welke persoonsgegevens je verwerkt en met wie.

De nieuwe regels vereisen dat wanneer je als verwerkingsverantwoordelijke aan een andere organisatie een opdracht geeft waarbij verwerking van persoonsgegevens aan de orde is, je een overeenkomst moet afsluiten. Dit heet vanaf 25 mei 2018 een verwerkersovereenkomst. Iedere organisatie is hiervoor zelf verantwoordelijk. Jij geeft immers zelf de opdracht aan een andere partij om iets met die gegevens te doen. Onbewust of niet.

Je verwerkt al snel persoonsgegevens met andere organisaties. Denk aan CRM-software, je accountant of online boekhouding, clouddiensten zoals Dropbox, Office 365 en ga zo nog maar even door. Op het gebied van Online Marketing zijn er ook tal van organisaties waar je een verwerkersovereenkomst mee moet afsluiten, zoals je Hosting Provider, Online Marketing Bureaus en dataverwerkers zoals Google Analytics. Sommige organisaties maken het je makkelijk door zelf een overeenkomst aan te bieden, maar voor sommige partijen zal je toch echt zelf een overeenkomst moeten opstellen en aanbieden.

Ben jij al klant bij Searchflow? Dan hoef je niet alle overeenkomsten meer af te sluiten. Wij zetten als jouw opdrachtnemer deze tools in om onze marketingactiviteiten te kunnen meten. Om die reden hebben wij met deze organisaties reeds een overeenkomst afgesloten. Wanneer je zelf deze tools hebt ingezet, dan ben je zelf verantwoordelijk om de overeenkomsten af te sluiten. Voor vragen kun je natuurlijk altijd contact opnemen.

Verwerkersovereenkomsten van enkele grote partijen

Google Analytics: zij hebben de overeenkomst eenvoudig onder de instellingen verwerkt. Ga naar ‘Beheerder’ >> Accountinstellingen. Scroll dan iets naar beneden en daar staat het kopje ‘Aanpassing van de gegevensverwerking’. Bekijk de overeenkomst, ga akkoord en klik op Opslaan. Om Google Analytics volledig GDPR-proof te maken, volg dan de 6 stappen in dit artikel.

Hotjar: zij zijn nog actief bezig om volledig GDPR-compliant te worden. Met name het opnemen van de formuliervelden is een grote issue dat moet worden aangepakt. Meer informatie kun je vinden op hun speciaal ingerichte GDPR-pagina. Hier vind je de echte verwerkersovereenkomst van Hotjar.

Deze overeenkomst moet je invullen en kun je digitaal ondertekenen, waarna je het formulier naar Hotjar verzend. Binnen enkele werkdagen krijg je de overeenkomst weer ondertekent retour.

Mailchimp: ook Mailchimp verwerkt natuurlijk persoonsgegevens, zoals namen, e-mailadressen en IP-adressen. Ga hier naar de verwerkersovereenkomst van Mailchimp. Vul de gegevens in en stuur de overeenkomst op. Je ontvangt binnen enkele werkdagen een getekende versie retour per e-mail.

Wanneer er meer verwerkersovereenkomsten beschikbaar zijn, zullen we die in dit artikel erbij plaatsen. Dus houd dit artikel goed in de gaten.

Gerelateerde berichten